Acuerdo de encargo del tratamiento de datos

Cada fundación que usa Donuva es la responsable del tratamiento de los datos personales que gestiona en su panel. Conet lab es la encargada: los trata por cuenta de la fundación y solo para prestarle el servicio.

Este acuerdo es el contrato de transmisión que exige el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 y el contrato de encargo del artículo 28 del RGPD. Forma parte de los Términos y condiciones y la fundación lo acepta con ellos.

Quienes donan

Nombre, correo, razón social y NIT si es una empresa, valor y medio del aporte, mensaje, referencia del pago, comprobante y certificado

Quienes hacen voluntariado

Documento, fecha de nacimiento, teléfono, dirección, ciudad, contacto de emergencia, motivación, documentos de verificación (incluidos certificados de antecedentes), aceptación de acuerdos con su dirección IP, decisión de la revisión y su motivo, inscripciones y asistencia

Personas que aparecen en las evidencias

Su imagen y el lugar aproximado donde se tomó la foto, si se publica

Equipo de la fundación

Nombre, correo, rol y los cambios que hace en el panel

Almacenar, organizar, consultar, mostrar a las personas autorizadas, enviar los correos del servicio, generar certificados y documentos, y exportar los datos, siguiendo las instrucciones que la fundación da al configurar y usar la plataforma. Conet lab no usa estos datos para fines propios, no los vende y no los comparte con terceros distintos de los subencargados de este acuerdo.

• Contar con una política de tratamiento de datos y con la autorización previa, expresa e informada de los titulares, y conservar su prueba, como exige el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012. La casilla de autorización de los formularios de Donuva guarda la fecha y la versión aceptada, y la fundación puede consultarla.
• Pedir solo los documentos que necesite para su voluntariado y revisarlos con reserva.
• Publicar como datos de pago cuentas a su nombre. Si el titular que publica es una persona natural, contar con su autorización para mostrar su nombre y su documento a cualquier visitante.
• Obtener la autorización de las personas que aparecen en sus evidencias y, si son niñas, niños o adolescentes, la de su representante legal, antes de publicar su imagen.
• Atender las consultas y reclamos de sus titulares.
• Cargar datos veraces y retirar el acceso al panel de quien deje de trabajar con ella.

• Tratar los datos solo para prestar el servicio y guardar confidencialidad. Su personal con acceso también está obligado a ella.
• Aplicar las medidas de seguridad descritas en la Política de tratamiento de datos personales.
• Trasladar a la fundación, en máximo 5 días hábiles, las solicitudes de sus titulares que lleguen a Conet lab, y apoyarla para responderlas.
• Avisar a la fundación de cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos sin demora y a más tardar 72 horas después de conocerlo, con la información disponible para que ella cumpla sus propias obligaciones.
• Dar a la fundación la información razonable que necesite para demostrar el cumplimiento de este acuerdo.

La fundación autoriza a Conet lab a usar a Hostinger International Ltd. como proveedor del servidor, ubicado en Boston, Estados Unidos. Los correos del servicio salen de un servidor de correo propio de la plataforma en ese mismo servidor. La pasarela de pagos que la fundación conecte no es un subencargado de Conet lab: la fundación la contrata directamente y es responsable de esa relación; Conet lab solo guarda cifradas las llaves que la fundación pega y las usa para iniciar y confirmar los pagos. Si Conet lab incorpora o cambia un subencargado que trate estos datos, lo avisa con 15 días de anticipación para que la fundación pueda oponerse con motivos razonables.

Con este acuerdo la fundación autoriza que sus datos se alojen en Estados Unidos, país que figura con un nivel adecuado de protección en la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cuando una persona borra su cuenta, Conet lab borra su nombre, su correo, su razón social, su NIT y su mensaje de sus aportes y los deja anónimos; conserva el valor, la fecha, el proyecto, el medio, la referencia, el comprobante y el certificado como soporte contable de la fundación. También borra sus documentos de voluntariado y los datos personales de sus solicitudes, como detalla la Política de tratamiento de datos personales. Si la fundación necesita conservar otros datos por una obligación legal propia, lo indica a Conet lab.

Al terminar el servicio, la fundación tiene 30 días para pedir la exportación de sus datos. Vencido ese plazo, Conet lab los elimina de la plataforma; las copias de seguridad que aún los contengan se borran solas al cumplir 30 días. Si la fundación lo pide, Conet lab certifica la eliminación. Solo se conserva lo que una ley obligue a guardar.

Cada parte responde por el cumplimiento de sus propias obligaciones en este acuerdo y ante la autoridad de protección de datos.